Blogs

Wat kan ICT betekenen voor de Jeugdzorg in Nederland

By 2 oktober 2014 No Comments

De Jeugdzorg in Nederland heeft te maken met grote organisatorische veranderingen en staat op dit moment erg in de belangstelling. In 2014 vindt de Transitie plaats naar Zorgverlening door de gemeenten in het kader van de nieuwe Jeugdwet van februari 2014. Door deze wettelijke wijzigingen verschuift de financiering van de Jeugdzorg organisaties van budgetgedreven met één opdrachtgever naar commercieel met een groot aantal verschillende opdrachtgevers, waarvoor actieve werving moet worden gevoerd. De potentiële klanten zijn 42 zorgregio’s en alle ruime 400 gemeenten in Nederland. Deze ontwikkeling leidt er toe dat de bedrijfsvoering van de Jeugdzorg organisaties in de toekomst veel sterker aan wijzigingen onderhevig zal zijn dan in het verleden.

Gevolgen voor de ICT dienstverlening
Dit document beschrijft met name wat de wettelijke wijzigingen voor de ICT dienstverlening van de Jeugdzorg organisaties voor gevolgen heeft. Bij een gelijkblijvend (en beperkt) ICT budget moeten hoogwaardige ICT voorzieningen worden gerealiseerd.

Niet alleen de bestaande ICT dienstverlening moet na de Transitie intact blijven, ook nieuwe eisen en wensen moeten aangeboden gaan worden:
• Een aangepast Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Inmiddels hebben 11 Bureaus Jeugdzorg en de William Schrikker Groep de opdracht aan Capgemini gegeven om een vervangend systeem voor IJ (Informatiesysteem Jeugdzorg) te bouwen. Het nieuwe systeem, WIJZ gedoopt (Web Informatie Jeugd Zorg), is Transitieproof en ondersteunt de ontwikkelingen in de Jeugdzorg naar gezinsgericht werken;
• Een nieuw Customer Relationship Management (CRM). Om van één opdrachtgever naar 42 zorgregio’s en ruim 400 gemeenten te kunnen gaan, moet van al deze organisaties een up-to-date database samengesteld gaan worden van relaties en contactpersonen;
• Inrichting van een Enterprise Service Bus (ESB) tussen de systemen, informatie en dossiers in de gehele keten: Openbaar Ministerie, Raad voor de Kinderbescherming, Bureaus Jeugdzorg en gemeenten.

Dat vereist een hoogwaardige en goed beveiligde ICT infrastructuur. En ook aan deze ICT infrastructuur worden steeds hogere eisen gesteld:
• 24×7 beschikbaarheid; een ICT Infrastructuur verdeeld over meerdere data centers;
• De wens ook offline (bij een slechte of geen Internetverbinding) toch te kunnen werken met lokale, maar zwaar beveiligde data volgens het Follow-Me-Data concept;
• Meer gebruik van mobile devices als smartphones en tablets en het het Bring-Your-Own-Device (BYOD) concept;
• Technische ontwikkelingen m.b.t. audio- en videoconferencing, trainingen via webinars, zwaardere applicaties die meer eisen stellen aan resources (CPU, memory) en grafische weergave.

Wat kan ICT betekenen voor de Jeugdzorg organisaties
Zelfs als al het bovenstaande zo efficient mogelijk gerealiseerd wordt, blijft de toekomst voor Bureaus Jeugdzorg en jeugdzorgorganisaties uiterst onzeker. Op moment van schrijven, september 2014, hebben gemeenten nog steeds niet hun zaakjes op orde en zijn nog steeds onvoldoende toezeggingen gedaan richting gezinnen, kinderen, pleegouders, hulpverleners en de Jeugdzorg organisaties. De gemeenten moeten de Jeugdzorg vanaf 2015 voor tenminste 15 procent minder geld leveren. Dus de kans is groot dat de Jeugdzorg organisaties het ook met 15 procent minder geld, en dus hulpverleners en ICT middelen moeten doen. De continuïteit en de beschikbaarheid is in het geding. Dit betekent een toenemende druk op het efficiënt inrichten, ondersteunen en optimaliseren van het primair zorgproces, maar ook op de ICT dienstverlening en infrastructuur.

Hoe kan de ICT dienstverlening bijdragen aan het onzekere karakter van de Transitie van de Jeugdzorg naar de gemeenten? Twee ICT strategieën kunnen ingezet worden om aan de onzekere toekomst van de Jeugdzorg organisaties tegemoet te komen:

• Cloud Strategie. De ICT infrastructuur moet zo ingericht worden dat flexibel ingespeeld kan worden op veranderingen in de Jeugzorg. Niet alleen moet bij voorkeur maandelijks een groei, maar ook een krimp gerealiseerd kunnen worden voor het gehele ICT platform;
• App-centric Strategie. Presentatie van applicaties dient zich te verplaatsen van applicatielaag naar presentatielaag. De presentatielaag wordt dan niet als Windows Desktop vormgegeven, maar als portal met individuele applicaties. Koppelingen tussen applicaties vinden in de applicatielaag en niet meer in de presentatielaag plaats. De applicatielaag moet niet alleen Windows applicaties, maar ook Web en SaaS applicaties kunnen aanbieden.

Cloud Strategie
Een Cloud Strategie is voor de Jeugdzorg het maken van een duurzame en zorgvuldige keuze om de visie, missie en de doelstellingen van de organisatie te realiseren. Strategische keuzes dienen het verschil te maken, maar ook realistisch te zijn, draagvlak te hebben bij stakeholders en toekomstbestendig te zijn.

Een te bepalen Cloud Strategie kan niet zonder inachtneming van de aard van de organisatie, de processen en de informatie binnen de organisatie en de omgeving waarbinnen de organisatie actief is. Tevens dient een organisatie rekening te houden met relevante wet- en regelgeving, normen en (huidige) contractuele afspraken. Deze zaken dienen te worden geïntegreert in de Cloud Strategie. Daarnaast kan het proces van strategiebepaling niet geschieden zonder inbreng en mobilisatie van degenen die het plan moeten uitvoeren en in de praktijk moeten ‘dragen’. Een dialoog met externe – maar ook met interne betrokkenen – dient centraal staat.

Het uitstippelen van een Cloud Strategie en het volgen van deze strategie vraagt – tegen het licht van razendsnelle (ICT-) ontwikkelingen en een snel veranderende marktomstandigheden – vertrouwen in de inhoud. Worden de juiste keuzes gemaakt? Wat impliceren deze keuzes op het gebied van het te realiseren rendement? Welke risico’s loopt de organisatie en hoe mitigeren ze deze risico’s? Het opstellen en volgen van een Cloud Strategie vergt daarnaast vertrouwen in de betrokkenen. Staat iedereen binnen de organisatie achter de te volgen strategie?

Een wezenlijke keuze is:
1. Wordt gekozen voor, of blijft, een volledige insourcing met behoud van de 1ste Lijns ServiceDesk en 2de Lijns Systeembeheer afdelingen met uitbreiding van kennis op die afdelingen voor inrichten, beheren en onderhouden van een nieuw ICT platform en twin data centers;
2. óf wordt de weg ingeslagen voor Housing, Hosting, Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Desktop-as-a-Service Providers (DaaS) of Software-as-a-Service (SaaS) bij providers?

Feit is dat, omdat flexibel ingespeeld moet worden op veranderingen in de Jeugzorg, de Jeugdzorg organisaties dienen te kiezen voor een Infrastructure-as-a-Service (IaaS) concept in combinatie met Software-as-a-Service (SaaS) providers. Voor WIJZ (Web Informatie Jeugd Zorg) is al gekozen voor een webbased SaaS concept, gehost door Cap Gemini. Door voor de gehele ICT infrastructuur van een Jeugdzorg organisatie het IaaS concept te kiezen, kan groei én krimp gerealiseerd worden: voor de aantallen gebruikers en hulpverleners, van servers tot storage en van applicaties tot licenties.

Belangrijkste financiële voordelen voor de Jeugdzorg organisaties in het kader van de Transitie zijn met deze Cloud Strategie en een juist gekozen IaaS provider:
• Pay-As-You-Grow (or Shrink);
• ‘Van CAPEX naar OPEX’. De initiële investering is door het IaaS concept lager en de kosten worden maandelijks afgedragen. Over 3 of 5 jaar zijn de kosten ongeveer gelijk, maar in het eerste en het tweede (onzekere) jaar zijn de kosten lager.
o OPEX = Operating Expenditures, zijn de terugkerende kosten voor een product, systeem of onderneming;
o CAPEX = Capital Expenditures staat voor de kosten voor ontwikkeling of levering van niet-verbruikbare onderdelen van een product of system;
o Voorbeeld: de aanschaf van een kopieerapparaat is de CAPEX, terwijl de kosten voor de jaarlijks benodigde toner en papier de OPEX vormen.
Hierbij hoeft niet direct gedacht te worden aan internationale providers van IaaS oplossingen, zoals Microsoft Windows Azure of Amazon Web Services (AWS). Jeugdzorg organisaties in Nederland hebben nou eenmaal zorgen omtrend het verplaatsen van data naar dit soort internationale aanbieders. Ook nationale providers zijn in ruimte mate aanwezig om op professionele wijze IaaS oplossingen naar de Jeugdzorg organisaties in Nederland aan te bieden.

App-centric strategie
De trend in de wereld, maar ook bij Jeugdzorg, is meer gebruik van tablets en smartphones, zelfs in combinatie met Bring Your Own Device (BYOD), de zogenaamde ‘Consumeration of IT’. Hierdoor is een Published Windows Desktop minder geschikt. Voor tablets dient de focus meer verlegt te worden richting Web applicaties en apps uit de Apple AppStore, Google PlayStore en Windows Store of uit de eigen ICT Infrastructuur middels Published Applications.
Dit betekent dat de presentatie van de (Windows, Web en Mobile) applicaties zich verplaatst van applicatielaag naar een presentatielaag. De presentatielaag wordt niet (meer) als Windows Desktop vormgegeven, maar als portal met individuele applicaties. Koppelingen tussen applicaties vinden in de applicatielaag en niet meer in de presentatielaag plaats. Door integratie van mobile apps op laptops en mobile devices met de gepubliceerde applicaties in één presentatielaag (portal), én management van deze laptops en mobile devices, ontstaat een geïntegreerd geheel van alle apps (Enterprise App Store) en management van devices. De hulpverlener in de Jeugdzorg ziet één interface (portal), terwijl aan de ‘achterkant’ meerdere ICT Infrastructuren op een veilige manier samenkomen.

Dit betekent ook verplaatsing van management naar het mobiele device. En niet alleen Mobile Device Management (MDM), maar ook:
• Mobile Application Management (MAM);
• Enterprise fileshare en -sync;
• Mobilisatie van Windows applicaties;
• Veilige mobiele e-mail en web-browsing;
• Ondersteuning van mobiele devices op afstand;
• Mobiel Samenwerken.

Een App-centric strategie komt de weergave van applicaties of apps in de presentatielaag ten goede:
1. Hulpverleners in de Jeugdzorg kunnen PC’s en laptops blijven gebruiken. Ook gebruik van tablets en smartphones voor apps wordt mogelijk;
2. Via Internet kan worden veilig worden aangemeld op een URL met gebruikersnaam, wachtwoord en multi- of two-factor authenticatie. De (data-) communicatie is veilig versleuteld;
3. Gepubliceerde applicaties kunnen worden getoond in lijn met apps op tablets, iPhones, Android, Windows 8/RT. Zowel voor:
a. een gepubliceerde (Windows) desktop (nog steeds mogelijk, dus een migratie van huidig naar nieuw is eenvoudig);
b. gepubliceerde Windows applicaties;
c. gepubliceerde Web applicaties;
d. gepubliceerde SaaS applicaties;
4. Security vereisten zijn per applicatie te bepalen;
5. Door integratie van mobile apps op mobile devices met de gepubliceerde applicaties in één presentatielaag, én management van deze mobile devices, ontstaat een geïntegreerd geheel van alle apps (Enterprise App Store) en management van devices;
6. Mobiele gebruikers kunnen sneller werken (niet eerst aanmelden op een Windows desktop, dus kortere inlogprocedure);
7. De afdelingen Jeugdbescherming (JB) en Jeugdreclassering (JR), het grootste bestand medewerkers van de Jeugdzorg en tevens de mobiele werkers, gebruiken vrijwel alleen Webbased of SaaS applicaties. Dat komt het karakter van mobiel werken zeer ten goede. Voor deze groep medewerkers hoeft geen centrale Windows desktop oplossing ingericht te worden, wat een enorme besparing in datacenter, hardware en licenties op kan leveren;
8. Per applicatie of app kan de redundantie bepaald en ingericht worden. Niet de gehele gepubliceerde (Windows) desktop inclusief alle applicaties hoeven redundant ingericht te zijn, maar alleen die gepubliceerde Windows, Web of SaaS applicaties die er echt toe doen, die het primair proces van de Jeugdzorg ondersteunen;
9. Service Level Agreements zijn (met externe leveranciers) per applicatie af te spreken;
10. Door integratie met orchestration technieken wordt de hulpverlener meer self-service gegeven en worden het middenkader management en de ICT ServiceDesk ontlast;
11. Door op termijn deze oplossing te voorzien van het Follow-me-Data concept wordt een mogelijkheid gecreëerd voor het (tijdelijk) meenemen van data op mobile devices voor die omstandigheden waarbij online werken niet mogelijk is. Follow-me-Data is per applicatie in te stellen.

Uitgangspunt voor App-centric Strategie dient dus te zijn: het zoveel mogelijk verplaatsen van Windows applicaties naar Web en/of SaaS applicaties. Jeugdzorg organisaties moeten momenteel veelal migreren van een 32-bit naar een 64-bit platform (naar bv. Microsoft Windows Server 2012 R2). Daarom moeten alle geïnstalleerde Windows applicaties beoordeeld worden op 64-bit beschikbaarheid of compatibiliteit en beschikbaarheid voor een multi-user platform (bv. Citrix XenApp). Dit is een intensief traject, daarom is dit hét moment te onderzoeken welke applicaties gemigreerd kunnen worden van Windows naar Webbased en/of SaaS versies.

Wat zijn de voordelen van Webbased of SaaS software t.o.v. Windows software?
• Via Internet wereldwijd toegang tot de software;
• Ook eenvoudig te installeren in het eigen, on-premise, domein;
• Standaard met meerdere gebruikers tegelijk kunnen werken;
• Geen extra gebruikerslicenties noodzakelijk met Administrator rechten;
• Geen afhankelijkheid van een besturingssysteem (Windows, Mac of Linux), hooguit van browsers of plug-ins;
• De provider zorgt voor automatische dagelijkse back-ups;
• Veilig! De server van de provider staat meestal in een zwaar beveiligd data center zodat de gegevens niet kunnen verbranden of worden gestolen;
• Ook liggen de kosten voor beheer van Webbased applicaties vele malen lager doordat er slechts één installatie is (alleen in het eigen domein).

Omdat een ICT Infrastructuur met alléén Web en SaaS applicaties vooralsnog een utopie is, zal een Application Delivery platform op basis van Citrix XenApp en/of XenDesktop nog steeds nodig zijn. Om dit te kunnen bepalen dient per applicatie bekeken te worden:
• Of de applicatie Windows- Web- of SaaS gebaseerd aangeboden moet worden;
• Of de Windows applicatie 32-bit, 64-bit danwel 64-bit compatible is;
• Of de Windows applicatie geschikt is voor een multi-user server platform (SBC);
• Of de Windows applicatie resource intensief is en alleen geschikt is voor een single-user workstation platform (VDI);
• Of de Web applicatie over Single Sign-On beschikt;
• Of de SaaS applicatie over Single Sign-On beschikt;
• Welke internet browsers door de Web en SaaS applicaties ondersteunt wordt.

Grootste voordeel van migratie van Windows naar Webbased of SaaS applicaties is dat het Desktop en Application Delivery platform – Citrix XenApp – verkleind kan worden. Toegang naar applicaties vindt dan nog louter webbased plaats via Internet en bv. Citrix Mobile Workspaces: Citrix XenMobile in combinatie met XenApp en XenDesktop.

Samenvatting
Zodra deze twee strategieën eenmaal zijn ingezet, wordt aan de onzekere toekomst van de Jeugdzorg organisaties door ICT tegemoet gekomen. Dus de hulpverleners in de Jeugdzorg, aan de keukentafel van gezinnen, kinderen en/of pleegouders kunnen sneller, veiliger en eenvoudiger bij de benodigde applicaties en informatie, en voor de gehele ICT infrastructuur kan groei én krimp gerealiseerd worden.